¿Qué es un plan de comunicación? ¡Crea uno para tu empresa!

Actualizado el jueves, 22 junio, 2023

Toda empresa, grande o pequeña, necesita tener bien definida su línea comunicativa en un plan de comunicación. En este post hablaremos sobre qué es un plan de comunicación y cómo te ayudará a acercarte más a tu público objetivo, los diferentes tipos que existen y cómo crear el tuyo. ¡Vamos a ello!

Empecemos por el principio, ¿qué es un plan de comunicación?

Un plan de comunicación es una hoja de ruta que define cómo se va a comunicar una determinada empresa con su público, cuándo lo va a hacer y los objetivos marcados en un periodo de tiempo en concreto. Un plan de comunicación es fundamental para transmitir a los equipos y al resto de públicos cómo es la comunicación de la empresa en la que trabajan, cómo es su marca, su personalidad o valores. Se trata de un ejercicio de transparencia que ayuda a aunar esfuerzos en un mismo propósito.

Todo plan de comunicación contiene además un listado de tareas y acciones a realizar, los objetivos propuestos y cómo se medirán.

Por ejemplo, toda pyme necesita en un periodo corto de tiempo darse a conocer. Una tarea importante a incluir en el plan de comunicación puede ser lograr una comunidad de 500 seguidores en Instagram en un año. ¿Cómo lograrlo? Pues haciendo labores de difusión boca a boca, colaborando como firma invitada en algún medio o blog, realizando alguna charla o taller y publicando a diario para generar valor.

Tipos de planes de comunicación

Existen dos tipos de planes en relación con el público a los que van dirigidos:

Plan de comunicación interna

Se orienta a los propios empleados de tu empresa y marca las líneas comunicativas que se desarrollarán. Sirve para generar un mayor sentimiento de pertenencia y fomentar un buen clima laboral. Además:

• Ayuda a crear comunidad interna
• Mejora la eficiencia al aumentar el sentimiento de pertenencia
• Reduce la rotación de equipos
• Favorece que los trabajadores den su opinión y por lo tanto, mejora la consecución de los objetivos empresariales

Plan de comunicación externa:

Va destinado a los públicos de interés y su propósito es trabajar y mejorar la imagen de marca. Por ejemplo, proveedores, consumidores/compradores o seguidores en general. Las acciones planificadas pueden ir dirigidas a los canales online u offline. Un plan es importante para:

• Ayuda a fortalecer la imagen de marca
• Previene los costes y recursos necesarios para realizar una actividad y permite ahorrar costes
• Identifica posibles errores que se están cometiendo y ayuda a la mejora continua
• Promueve la toma de decisiones más rápidas, al conocer lo que ha funcionado bien o peor en el pasado
• Fomenta un mayor conocimiento de los públicos objetivos y de la audiencia en general
• Permite anciticiparse sobre aquello que mejor funciona y lo que no, basándonos en información de otros planes de comunicación
• Logra crear un único mensaje, homogéneo y que represente los valores de la empresa
• Mayor eficacia en las estrategias implementadas

Pasos para crear un buen plan de comunicación interna o externa

Análisis del entorno y de la empresa

Se trata de contextualizar y obtener información tanto a nivel interno (empresa) como externa (entorno). Para recabar toda esta información ayúdate de todo tipo de informes, análisis y otra documentación ya existente.

En relación con el análisis del entorno, investiga cuáles son las empresas de tu competencia, qué hacen, cuál es su apuesta de valor más fuerte… No solo lo hagas en tu entorno más cercano, sino también ve un poco más allá, depende de tu negocio. Por ejemplo, si tienes una frutería en una plaza de abastos y estás empezando a vender online, analiza los otros puestos cercanos a ti, y las fruterías de la ciudad. También piensa en aquellos negocios que hacen reparto a domicilio o que reciben pedidos a través de redes sociales. No tienen por qué ser fruterías, pero sí debe ser algo que puedas replicar en tu negocio.

Piensa en eso que tú puedes ofrecer y que no están dando los demás. Ese es tu valor diferencial y por el que deberás apostar en todo momento.

Justo después de revisar cómo está el entorno, analiza tu propio negocio. Es lo que se conoce como análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades). Antes de realizar cualquier acción, debes conocer al dedillo la salud de tu empresa, aquello que te diferencia de los demás, y en lo que tienes que poner especial empeño para mejorarlo. Utiliza una cuadrícula como esta y rellena cada uno de los recuadros:

A por los objetivos

¿Qué sería de un buen plan de comunicación sin objetivos? Márcate un objetivo principal por cada periodo de tiempo, por ejemplo, 3 meses, y pasado ese tiempo, revisa si lo has alcanzado. No te fijes objetivos demasiado ambiciosos ni tampoco muy muy fáciles, porque en ambos casos reducirán tu motivación.

Los objetivos deben ser SMART (específicos, medibles, alcanzables, orientados a resultados y fijados en un determinado periodo de tiempo).

Por ejemplo, sigamos con el mismo ejemplo de la frutería online. Los objetivos podrían ser:

• Lograr en 3 meses 50 compras a través de mi nueva web
• Incrementar los seguidores en redes sociales un 15 %
• Conseguir mejorar un 10 % el tiempo que permanece mi cliente en la web

Emplea siempre objetivos cuantitativos. No es lo mismo decir, quiero tener más visitas en mi web que indicar, quiero incrementar un 20 % las visitas a mi página web. Los objetivos cuantitativos son más objetivos que los cualitativos.

Audiencia y públicos objetivos

Es otro de los pasos que debes incluir en tu plan de comunicación. Definir quién es esa persona que te compra: su rango de edad, su profesión, su nivel adquisitivo… Y también quién es esa persona que no te compra, pero, que te puede recomendar.

En el caso de la frutería online, un público objetivo podrían ser personas de 30 a 40 años, que les gusta la tecnología, con poco tiempo para ir a comprar, concienciados con una alimentación saludable y de clase media. Por el contrario, los compradores de una frutería en una plaza de abastos normalmente son personas de un rango de edad más alto, con tiempo para hacer compras. Son dos públicos diferentes y, por lo tanto, las estrategias comunicativas también lo deben ser.

Mensaje, tono y canales

Muy en relación con los públicos objetivos, está el mensaje, el tono y los canales. Dependiendo a quién te dirijas, debes hablarle de una forma u otra. En online los mensajes son muy directos, llamadas a la acción sencillas (el usuario no tiene tiempo y hay que ir al grano). En offline, aunque uses carteles para anunciar tus ofertas y tengan que ser directos, una vez tu cliente está en el puesto, la comunicación verbal es más rica en detalles.

Los canales también serán diferentes. Mientras que en un puesto dentro de una plaza el canal de venta es el propio espacio, en online sería tu página web o redes sociales.

En general, cuida que tu mensaje sea claro y conciso, que no tenga faltas de ortografía, que esté adaptado al contexto (en una web no escribimos igual que en un periódico), y que impacte.

Presupuestos

Para evitar sorpresas, fíjate un presupuesto en un determinado periodo de tiempo. El presupuesto no solo debe reflejar lo que te cuesta crear una página web, sino también el tiempo que invertirás en su puesta en marcha y mejora continua. Debe incluir la partida económica final, los recursos humanos invertidos y cómo se obtendrán los recursos.

Por ejemplo, en nuestra particular frutería online, en presupuestos incluiríamos el coste de la página web (hosting y dominio), su mantenimiento en 1 año y el número de ventas necesarias para mantener la web.

Lista de tareas y acciones

Esta se trata de una de las principales partes de tu plan de comunicación. Haz un calendario con todas las acciones planificadas, los objetivos y las tareas para conseguir tu propósito. Rescatamos los objetivos propuestos para nuestra frutería:

Lograr en 3 meses 50 compras a través de mi nueva web

• Anunciar la tienda online en mi puesto de la plaza
• Hacer una pequeña campaña de publicidad en redes sociales
• Contárselo a toda mi familia, amigos y hacer un descuento de bienvenida por tiempo limitado
• Publicar ese descuento de bienvenida en foros y en espacios promocionales para llevar tráfico
• Construir una página web sencilla pero muy funcional que entre por los ojos

Incrementar los seguidores en redes sociales un 15 %

• Mandar invitaciones a mis amigos y contactos
• Hacer una promoción entre mis seguidores
• Publicar de forma continua y aportando valor
• Generar conversación con otras cuentas

Conseguir mejorar un 10 % el tiempo que permanece mi cliente en la web

• Crear un blog de interés con recetas saludables para que el usuario permanezca leyendo
• Hacer que la página web sea muy rápida y esté optimizada
• Que el usuario encuentre lo que busca al momento

Lo más fácil es que utilices un calendario para todas estas tareas. Si eres cliente de dinahosting, en nuestro webmail tienes tanto un calendario como la opción de crear tareas. ¡Pruébalo!

Mide de forma constante

Y por último, mide todo lo que sea medible, te dará información muy valiosa para saber si tu plan de comunicación está en el camino correcto. Esta medición hazla de forma semanal, o quincenal, y fija medidas de corrección por si las tareas fijadas no están surtiendo efecto.

Y hasta aquí el post. Espero que te haya sido de utilidad, y si me permites darte un consejo, vete poco a poco. No te preocupes por si tienes un presupuesto muy reducido o si el tiempo escasea, es mejor hacer menos acciones que ninguna. Seguro que pronto ves los resultados, ¡mucho ánimo y cuéntame tu experiencia en comentarios!