Intranet para tu empresa en WordPress

Actualizado el viernes, 26 agosto, 2022

En el post de hoy te enseñaremos a realizar una intranet muy sencilla para tu empresa a través de WordPress. A cualquier mediana empresa le resultará útil tener una intranet. Esta no deja de ser un repositorio dónde los empleados puedan acceder a documentación común e información relevante como por ejemplo:

• Datos de contacto de trabajadores
• Datos de la empresa (CIF, domicilio, denominación…)
• Información corporativa (Logotipos, folletos…)
• Novedades
• …

Históricamente se realizaba de forma interna en la red de la empresa, pero con el aumento del teletrabajo y la deslocalización de los empleados, cada vez se hace más necesario tenerla disponible en la nube. Como ya te hemos comentado anteriormente un hosting no deja de ser espacio en la nube, por lo que es la solución ideal para poder realizar una intranet accesible desde cualquier sitio.

Implementación básica (sin CMS)

Puede que únicamente quieras espacio de almacenamiento para guardar tus documentos, sin tener una interfaz visual de tu intranet. A continuación te mostramos la forma más básica de compartir los datos e información con todos los empleados de tu empresa.

Para ello solo necesitas un hosting, y digo solo, porque aunque sería recomendable un dominio, recuerda que en dinahosting ofrecemos la opción de URL alternativo mientras no tengas claro el dominio que necesitas. Al comprar tu hosting, incluye como dominio el posible dominio que quieras comprar posteriormente y ya podrás disfrutar de tu espacio en el servidor. Sin embargo es más bien una solución temporal, ya que ese URL nunca será muy sencillo de memorizar para las personas de tu empresa, por lo que te aconsejamos comprar un dominio también.

Si tu empresa posee página web, nuestra recomendación es que realices un subdominio para tu intranet del estilo: intranet.nombredetuempresa.TLD. De esta forma será muy sencillo recordar su URL.

Teniendo el hosting, es tan sencillo como organizar en directorios el mismo e ir subiendo los ficheros que consideres necesarios: convenios, Folletos, Logos, Hojas de cálculo, agenda… Siempre es mejor subir los archivos en formatos que reconozca cualquier navegador como PDF, JPEG o PNG. De esta forma podrás acceder a ellos sin necesidad de abrirlos con otro programa.

Recuerda que el Panel de Control de dinahosting tienes un explorador de archivos para gestionar de manera sencilla la subida y actualización de estos ficheros. Para que sean accesibles a través de internet recuerda colgarlos de la carpeta www.

Implementación con un CMS

Ya hemos visto la forma de compartir información y documentación de forma sencilla, con el explorador de archivos. No obstante, no es muy visual ni fácil de mantener, por ello te recomendamos realizar la intranet de tu empresa a través de un CMS como WordPress. Este CMS es una herramienta ideal para almacenar información y compartirla. Además, si existen varias personas que se encarguen de actualizar la intranet y mantener al día la información, podrán hacerlo sin ningún tipo de complicación, creando varios usuarios administradores del sitio.

Lo primero que necesitas es instalar el WordPress en tu hosting. Si tienes dudas de como realizar una página web en WordPress puedes visitar este artículo.

A continuación piensa en la estructura de tu intranet y cómo vas a organizar la información. Una estructura básica que podría resultarte útil sería la siguiente:

• Inicio – Historia
• Agenda
• Documentos
• Imagen corporativa

Esto no deja de ser una propuesta, la parte de contenido y estructura ya te lo dejamos a ti, que eres el que más conoces tus necesidades. 😉

Pro-tip: securiza tu intranet

Algo que hemos pasado por alto hasta este momento es la visibilidad de tu intranet. En una intranet se comparten documentos e información privada que no interesa que estén disponibles de cara al público. Es por ello que es necesario segurizar el acceso, de manera que solo puedan acceder a esa información usuarios de la empresa. A continuación te ofrecemos diferentes opciones.

Protección de carpetas

Recuerda que en dinahosting tenemos la opción de protección de carpetas, por lo que tanto si realizas la implementación básica, como a través de un CMS en un subdominio, podrás proteger el acceso. De esta manera, solamente las personas que tengan el usuario y la contraseña podrán acceder a la página. Eso sí, compartirán todos tus trabajadores el mismo usuario y contraseña, por lo que en caso de modificar el acceso tendrás que avisar a todos los usuarios.

Acceso controlado sin plugins en WordPress

Si has optado por realizar la intranet de tu empresa en WordPress, puede que una parte de la web te interese que sea visible, y otra no. Esto podrías conseguirlo sin plugins. Recuerda que en WordPress existe la opción de realizar páginas y/o entradas privadas. De forma que para poder acceder a ese contenido haga falta añadir un código o estar registrado.

Esta opción puede resultarte útil, si únicamente quieres ocultar apartados concretos de tu web, como tu información fiscal, o el contacto de los empleados.

En este paso es muy importante el idioma que hayas configurado en la instalación del WordPress. Ya que si no, los mensajes indicando que la página es privada, podrían salir en un idioma que no sea el que esperas.

Segurizar completamente mediante plugin

Otra opción para segurizar el acceso la intranet de tu empresa en WordPress es emplear algún plugin que restrinja los accesos a la misma. Desde dinahosting te recomendamos dos de los plugins más empleados.

My Private Site

Te permite restringir tu web en WordPress para que lo vean solo los usuarios registrados. Cualquier persona que intente acceder a cualquier sitio de tu web sin estar registrado, la redireccionará al login de tu web para que introduzca sus credenciales.

Con esto, consigues gestionar la privacidad de tu web de forma más específica, ya que su acceso se basa en usuarios registrados y no en el conocimiento de un código de seguridad que puede ser vulnerable.

All in one Intranet

Si necesitas un plugin un poco más específico para controlar el acceso a tu intranet desarrollada en WordPress, este es tu plugin. Además de segurizar todo el acceso a tu web, All in one intranet te permite realizar un auto logout, de manera que pasado determinado tiempo sin actividad, el usuario sea deslogueado automáticamente de la web, de forma que tu Intranet no quede abierta en ese equipo por algún motivo.

Segurizar páginas y post mediante plugin

Además de la opción nativa del WordPress para securizar entradas o páginas, existen plugins para hacerlo. Con ellos conseguirás parametrizar algunos ajustes a mayores. Con WP Edit Password Protected podrás personalizar el mensaje y añadir link a las páginas privadas que hayas creado.

Por último, no olvides que estos plugins únicamente protegen del acceso a tus páginas o post, tus archivos multimedia seguirán estando accesibles si alguien conociese el enlace directo a ellos, por lo que no estaría de más que ejecutaras algún control de seguridad en la subida como emplear el plugin Protect WordPress Upload.

Y tú, ¿ya tienes una intranet en tu empresa en WordPress?