Cómo escribir que estás fuera de la oficina

Actualizado el lunes, 10 julio, 2023

Antes de irte a tu merecido descanso, evento, etc. debes escribir a tus compañeros y clientes de que vas a estar fuera de la oficina mediante una plantilla de respuesta automática. ¿Cómo hacerlo? ¿Cómo ser breve, pero a la vez no dejarte nada en el tintero? La respuesta es muy simple, escribiendo un buen mensaje y guardándolo como plantilla. En este post te daré las claves.

En nuestro Panel de Control tienes la funcionalidad de autorrespondedor de emails. Te explicamos paso a paso cómo programar una respuesta automática en tu ausencia. También podrás hacerlo desde el Webmail de dinahosting, en Configuración > Respuesta automática

¿En qué situaciones es útil una respuesta automática?

Existen muchas situaciones, quizás la más clara es cuando te vas de vacaciones, pero también:

• Ir a un taller, a un evento o a una actividad fuera de la oficina
• Estar de baja por enfermedad
• Disfrutar de una temporada sabática
• Día libre de asuntos propios
• Cuando una persona deja de estar trabajando en un determinado puesto

10 consejos para escribir a compañeros y clientes que estás fuera de la oficina

Sé personal e informal

Lo natural funciona. Emplea un estilo informal y explica el motivo por el que estás fuera de la oficina: si te vas de vacaciones; si vas a cogerte un descanso médico; si te vas de viaje de negocios; si estás en un evento… Contar el motivo sirve para empatizar.

Por ejemplo, eres el CEO de una empresa. Si escribes que estarás fuera 2 semanas disfrutando del pueblo y de tu familia, causarás una muy buena impresión en quién te lea.

Utiliza la funcionalidad del calendario

Existen herramientas que te permiten gestionar citas en un calendario, como Calendly. Si quieres organizar al máximo tu agenda para cuando estés de vuelta, añade un enlace de tu cuenta de Calendly a tu respuesta automática, y así tus clientes podrán fijar cuando hablar contigo.

Si te interesa saber más sobre herramientas de calendarios, coméntanoslo en comentarios 😉

Deja a un compañero o a tu equipo pendiente

Si hay consultas que no pueden esperar, en tu respuesta automática indica un correo electrónico o un número de teléfono al que pueden escribir en tu ausencia. Reúnete previamente con tus compañeros y equipo para mantenerlos al tanto y que no les coja por sorpresa la gestión de tu correo electrónico.

Crea una copia de tu email

Desde dinahosting tenemos una funcionalidad muy práctica por si no quieres dejar una respuesta automática, pero a la vez, quieres que tus correos los pueda responder otra persona en tu ausencia. Para ello crea una copia de correo temporal, para que tus emails pueda recibirlos también tu compañero de departamento.

Accede al Panel > Hosting > Correo > Copias de correo. Puedes seleccionar el periodo de tiempo y elegir una cuenta o varias que recibirán tus correos. En este post tienes la información al completo.

Ten en cuenta los idiomas

Si en tu empresa vendes al extranjero o empleas varios idiomas para comunicarte con tus clientes, puedes escribir que estás fuera de la oficina también en esos idiomas. Darás una mejor impresión. Puedes colocar una – espaciadora entre texto y texto para separar cada idioma.

Concreta cuándo tus clientes podrán recibir una respuesta

Debes escribir en tu mensaje de que estás fuera de la oficina cuando podrás atender a los correos de tus clientes. Por ejemplo, si estás de vuelta de tus vacaciones el 22 de agosto, en tu respuesta debes indicar que a partir del día 25 podrás reunirte. Así dejas 3 días para ponerte al día y atender a posibles contratiempos.

Por ejemplo. Voy a estar de vacaciones en Galicia hasta el día 25 de agosto. Podemos reunirnos a partir de ese día. Se trata de una pequeña mentirijilla, pero ¿quién lo sabe? 😉

Otra opción es poner la fecha real de tu regreso y especificarlo en la respuesta. Voy a estar de vacaciones en Galicia hasta el día 22 de agosto. Si te parece, puedes contactarme a partir del 25 y agendamos una reunión.

Añade valor a tu mensaje

No te quedes solo en una respuesta automática sencilla. Puedes añadir valor a tu mensaje de que estás fuera de la oficina añadiendo enlaces a tu web, blog o redes sociales. O también si has hecho recientemente un post útil hablando de cómo organizar una bandeja de entrada, compartirlo. Así no se queda tan frío tu mensaje.

Cuidado con la ortografía

No puedes escribir tu correo de que estás fuera de la oficina a última hora porque corres el riesgo de cometer un error. Por ejemplo, poner mal los correos excluidos para recibir la respuesta automática, indicar mal un enlace o tener un fallo ortográfico. Dedícale su tiempo, relee el mensaje y no vayas con prisas.

Emplea el humor

Esto depende de cuál sea tu negocio, pero si eres una agencia o un creativo, tus clientes agradecerán que seas original para contar que estás fuera de la oficina. Puedes utilizar varios recursos:

• Un GIF con tu cara haciendo algo divertido
• Una foto simpática
• Una encuesta para que tus clientes voten cuál fue tu destino de vacaciones o adivinen el motivo de tu ausencia…

Escribe un buen subject

Hasta ahora nos hemos centrado en el contenido del mensaje, pero, ¿y el subject? Tiene que ir al grano y al mismo tiempo contener pocas palabras. Por ejemplo, si te vas de vacaciones, poner “Estoy de vacaciones”. Si estás en un evento o congreso de varios días “Estoy en un evento hasta 06/12”.

7 plantillas para decir a tus clientes y compañeros que estás fuera de la oficina

Mensaje básico sin entrar en detalles

Hola,

Gracias por tu mensaje. Estaré fuera de la oficina hasta el 3 de junio y no podré acceder al correo electrónico mientras esté fuera. Si necesitas ayuda o tienes una consulta urgente, puedes contactar con XXX, en el correo xxxxxx@xxxx.com o a través del teléfono XXX XXX XXX. De lo contrario, responderé a tu correo en cuanto vuelva.

Gracias por tu comprensión,

Respuesta automática más amistosa e informal

Hola, ¿cómo estás?,

Gracias por contactarme. Ahora mismo estoy de vacaciones con la familia en Galicia, tomando un buen pulpo, y no podré atender al correo. Responderé a todos mis mensajes en cuanto vuelva a la oficina el 29 de agosto. Si necesitas resolver una duda o consulta con urgencia, puedes escribir a nuestro diseñador XXXXX, en el correo xxxx@xxx.com, o llamar al teléfono XXX XXX XXX.

¡Que tengas un buen día!

Respuesta al equipo interno

Hola,

Estoy de días libres hasta el 20 de febrero y responderé a los correos electrónicos cuando vuelva. Si necesitas consultar nuestras anteriores campañas, accede al repositorio de Publicidad, en la carpeta Banners. En caso de que tengas una urgencia, ponte en contacto con XXX y XXX y te ayudarán de inmediato.

Hasta la vuelta,

Ausencia por un evento

Hola, ¿cómo va?

Gracias por tu mensaje. Estoy fuera de la oficina para asistir al Congreso Nacional de Marketing en Madrid. Revisaré el correo electrónico periódicamente, pero si necesitas ayuda inmediata, ponte en contacto con XXXX, en el correo xxx@xxx.com o en el teléfono XXX XXX XXX.

Si te coincide a estar en Madrid esta semana, ¡me encantaría tomarme un café contigo y ponernos caras! Pásate por el stand XXX, o llámame al XXX-XXX-XXX.

¡Buen día!

Ausencia por horas

Hola,

Gracias por contactarme. Voy a estar hoy fuera de la oficina de 10 h a 13 h. Durante ese tiempo no tendré acceso al correo electrónico, por lo que si necesitas algo con prioridad, escribe a mi compañera XXX en el correo xxx@xxx.com. Si tu correo electrónico puede esperar, te responderé en cuanto vuelva a la oficina.

Muchas gracias,

Respuesta automática más graciosa

Hola,

No puedo responderte. He fabricado una máquina del tiempo, pero ya sabes que no es lo mío y no sé cómo volver al 2022. Pero no te preocupes, creo que para el 31 de agosto lo tendré resuelto, y ahí te responderé desde el pasado, el presente o el futuro, ¿quién sabe? Mientras tanto, queda al tanto mi compañero XXX en el correo xxx@xxx.com por si necesitas algo con urgencia.

¡Nos vemos!

Promoción de un producto o servicio

Hola,

Estaré fuera de la oficina hasta el 20 de julio y responderé este correo a mi vuelta. Si te apetece, puedes pasarte por nuestro blog, dinahosting.com/blog, hemos publicado una lista de tareas para automatizar antes de irte de vacaciones que seguro que te vienen muy bien. Para lo que necesites, puedes escribir a mi compañera XXX en el correo xxx@xxx.com.

Muchas gracias,

¿Qué te han parecido estos consejos y plantillas para escribir a tus compañeros y clientes de que no estás en la oficina? ¿Alguno que eches de menos? Puedes escribirnos en los comentarios tus dudas, consultas y sugerencias, ¡nos encanta leerlas!