Consejos para almacenar información de forma segura en tu negocio

Actualizado el jueves, 22 junio, 2023

En este post veremos una serie de consejos y recomendaciones sobre cómo debes almacenar información para asegurar una buena integridad de todos los datos de tu negocio.

Si gestionas un negocio seguro que consideras muy importante toda la información y datos relacionados con el mismo.

Desde las facturas y cuentas de la empresa, hasta los datos personales de empleados, pasando por todo tipo de documentos corporativos y de trabajo… Generalmente, da igual el tipo de negocio que tengas, la información que se genera en el día a día suele ser bastante grande y mucha de ella muy importante. Por todo esto es clave cómo se guarda y almacena.

Existen diferentes tipos de información que según su importancia deberemos de tratar de una u otra forma:

Tipo de información

• Confidencial: se trata de la información sensible o clasificada de la empresa. Solamente un personal limitado puede tener acceso a ella y en ningún caso se puede compartir sin autorización expresa. En esta categoría entrarían por ejemplo los datos personales de empleados y clientes.

• Interna: son todos los documentos y datos que se utilizan para llevar a cabo los diferentes funciones del negocio Metodologías de trabajo, normas de comportamiento, políticas de seguridad, etc. Por norma general son solo para utilizar y compartir entre empleados y no se pueden transmitir a terceros o sacar de la empresa.

• Pública: toda información que sea para uso comercial o informativo, como la que ponemos en nuestra web, redes sociales, comunicaciones por correo, etc.

Como puedes deducir, el rango de seguridad varía en función del tipo de datos que guardes siendo la información confidencial la que precisa un mayor nivel de seguridad y la pública la que menos. Por supuesto, dependerá también de los criterios de protección de datos que apliques en tu empresa.

Comprueba con esta checklist si la web de tu negocio cumple el RGPD.

Según el nivel de protección que quieras para cada uno de tus archivos, estas son algunas de las formas en las que puedes almacenarlos:

Cómo almacenar de forma segura los datos de tu pyme

Tanto si almacenas tus archivos en local como en red estas son algunas de las precauciones que puedes tomar para asegurar que tus datos están seguros y no caen en las manos incorrectas:

Establecer políticas de almacenamiento y guardado de datos

Si se establecen unas pautas de guardado y almacenamiento entre los compañeros que forman el equipo de trabajo es más sencillo implantar medidas de seguridad para proteger los datos.

De esta forma se pone sobre aviso de las normas de guardado previniendo errores a la vez que se establecen unos criterios que a la larga optimizan los tiempos y facilita la gestión.

Ejemplo genérico de Política de almacenamiento y guardado de datos:

• Almacenamiento en local: utilizar las carpetas X del equipo para guardar archivos, borrar archivos almacenados que no sean relevantes cada cierto tiempo…
• En la red: seguir el criterio de ordenación y nomenclatura, guardar en el área correspondiente, borrado de archivos limitado a responsables, guardar solamente archivos de formatos específicos…
• Relativo a los dispositivos externos: se desaconseja el uso de dispositivos externos. En caso de que no quede más remedio que utilizarlos para almacenar información, revisar que funcionan correctamente, etc.

Cada empresa debe establecer su criterio de guardado basándose en los medios que ponga a disposición de los empleados para tal fin y al tipo de información que suela almacenar.

Carpetas protegidas

En los sistemas operativos y gestores de archivos tanto online como locales existen varias opciones para proteger las carpetas o documentos donde se guarda la información. Están son las más habituales:

• Establecer contraseñas: asignamos una clave que será necesario introducir para poder abrir o editar la carpeta.
• Cifrado de contenido: se encripta el contenido para que solo aquel que lo activó o que disponga del certificado de cifrado pueda abrirlo.
• Ocultar: esta opción hace que la carpeta no se muestre de primeras en el explorador de archivos. Deberás activar la opción de Mostrar archivos ocultos para poder verla.

En Windows las opciones están disponibles en el menú de Propiedades > Avanzadas. En Mac puedes acceder al cifrado desde Apple > Preferencias del sistema > Seguridad y privacidad > FileVault.

También contamos con una solución en el Panel para la protección de carpetas. En este vídeo te explicamos como funciona para que mantengas los datos de tu hosting seguros:

Permisos de usuario

En casi cualquier sistema operativo o explorador de archivos existe la opción de asignar permisos a carpetas, documentos e incluso programas y herramientas para que solamente aquellos que establezcamos puedan acceder a ellos o editarlos.

Normalmente, los permisos están ligados a diferentes roles como por ejemplo: usuario con rol de Administrador > permiso: Control total, usuario con rol Editor > permiso Escritura, etc.

La nomenclatura puede variar en función del programa que utilicemos, pero los permisos más utilizados que se pueden asignar son:

• Control total: generalmente se le da a los dueños o administradores de los equipos, ya que esto permite hacer cualquier edición y abrir o ejecutar todo.
• Modificar/Escritura: permite hacer cambios sobre los archivos.
• Lectura: solo permite abrir los archivos y verlos pero no hacer modificaciones.
• Ejecutar: permiso para abrir algún programa.

En Windows puedes establecer permisos para las diferentes usuarios de un equipo desde Configuración > Cuentas o establecer permisos para documentos y carpetas desde el menú de Propiedades > Seguridad > Permisos.

En MacOS si pulsamos CMD+I sobre una carpeta, accedemos a sus opciones. Entre ellas está la de Compartir y permisos en la que podemos añadir usuarios y asignarles diferentes niveles de acceso.

Y así se ven los permisos en el Explorador de Ficheros de dinahosting:

Almacenamiento en la nube seguro

Los servicios para almacenar información o datos en la nube deben contar con unas buenas medidas de seguridad que garanticen la privacidad e integridad de los datos.

Los principales requisitos para elegir una buena nube o plataforma donde guardar los datos son los siguientes:

• Medidas de seguridad: debe contar cómo mínimo con un cifrado (HTTPS y otros), un firewall propio y copias de seguridad.
• Control de accesos y movimientos: el acceso a nuestros datos debe estar restringido. Los usuarios que accedan deben hacerlo desde plataformas de login con controles de acceso seguro.
• Normativa vigente: es clave conocer bajo que normativa son guardados los datos. Según dónde se almacenen los archivos la ley es diferente, tal y como te contamos en el post ¿Alojamiento web en España o en Estados Unidos?
• Condiciones de uso y contratación: lee la letra pequeña para confirmar que efectivamente estás de acuerdo con las condiciones que se establecen en la nube.

Por supuesto, en dinahosting cumplimos con todos estos requisitos. Todos los archivos que guardas en nuestros servidores están a buen recaudo, en cumplimiento con la normativa vigente española y con las más altas medidas de seguridad.

¿Quieres conocer más sobre nuestra infraestructura? Descubre más sobre nuestro Centro de Datos y todas las soluciones que utilizamos para garantizarte la mayor conectividad y seguridad de tus datos.

Copias de seguridad

No hay mejor medida de seguridad que prevenir, y para eso están las copias de seguridad 😉

Cuando algo falla, nos equivocamos al almacenar información o borramos por error algún archivo es imprescindible contar con una backup o copia de seguridad que nos permita recuperarlo.

Es por eso que debemos establecer tanto en los equipos locales como en red diferentes tareas de copia periódicas, para que ninguno de nuestros datos se pierda.

Ten en cuenta que es recomendable realizar las copias de seguridad en discos o servidores diferentes a los que se utilicen para el guardado, para que sean accesibles en caso de un fallo crítico que no nos permita acceder.

En Windows puedes configurar copias de seguridad desde Panel de Control > Sistema de Seguridad > Copias y restauración. En MacOS puedes seguir estas recomendaciones de su Soporte según el tipo de copia que quieras hacer.

Contamos con un servicio de Backups Selfservice incluido en todos nuestros planes de Hosting y Servidores Administrados.

Con ellas puedes recuperar los datos de tu web, el correo o las bases de datos que tengas guardadas o simplemente acceder a la información de un día en concreto.

Hasta aquí nuestras recomendaciones para almacenar información de forma segura. ¿Te han parecido interesantes? ¿Tienes otras recomendaciones? ¡Cuéntanoslo en los comentarios!