Consejos para organizar un evento online de éxito

Actualizado el miércoles, 23 diciembre, 2020

Si estás pensando en organizar un evento online y no tienes muy claro por donde empezar, te dejamos nuestra lista de consejos para que tu evento sea todo un éxito.

Un webinar es una estupenda herramienta comunicativa para seguir manteniendo el contacto con tu público y amigos, ampliar tu círculo de contactos y formar a tu audiencia en un tema en el que seguro tienes mucho que decir.

1. Elige la plataforma de emisión

En nuestro caso, teníamos claro que queríamos un organizar un evento online en formato televisivo, por lo que nos decantamos por retransmitir nuestros webinars con la herramienta gratuita OBS Studio. Te permite incorporar una imagen de cabecera o de fondo con la información del evento, combinar diferentes escenas: escena webcam para enfocarte en ti, escena ventana, para mostrar tu presentación o una mixta, combinación de ambas. La mixta por ejemplo es muy recomendable usarla cuando lleves mucho tiempo con la escena presentación y dar así un respiro al espectador.

Con este software también podrás incorporar una sintonía para el inicio y para el final, una imagen de cierre con info de contacto o elegir cómo harás las transiciones entre escenas.

Finalmente podrás emitir el vídeo en Facebook o Youtube. Nosotros escogimos Youtube ya que así al terminar puedes guardar el vídeo directamente en tu canal sin necesidad de resubirlo.

Nota importante. Si tu retransmisión dispone de un chat en directo, atiende siempre a las preguntas de tu público y dales información recurrente. El chat puede llevarlo un colaborador del ponente, que recopilará al final de la presentación las preguntas.

Si prefieres emitir tu evento online a través de streaming sin formato televisivo, elige la plataforma que te permitirá retransmitirlo. Existen muchísimas: jitsi.org, Hangouts, Zoom, Crowdcast.io, GoToWebinar, Livestorm, WebinarJam y amplio etcétera.

2. Ensaya mucho tu ponencia

Para hablar delante de muchas personas, aunque no veas sus caras, se necesita preparación y ensayo. Haz una prueba unos día antes, grábate y corrige todo lo que veas necesario. Y lo mejor de todo es que alguien de tu confianza te vea, te ayudará mucho ;). Presta especial atención:

• Muletillas. Intenta evitar los “bueno” sobre todo al empezar. También están los “eeeeeeeh” o los “ummmm”.
• No tengas miedo de usar los silencios. Te ayudarán a organizar tus ideas y a que el público asimile todo lo que le estás explicando
• Modula la voz y habla fuerte y claro
• Apuesta por la naturalidad y gesticula como si estuvieses dando una charla presencial
• No mires fijamente a la cámara, eso solo es un recurso permitido para presidentes del gobierno cuando tienen que dar discursos muy relevantes

3. No pierdas de vista los aspectos técnicos

Aunque los despistes son inevitables y tenerlo todo atado a la primera misión imposible, haz pruebas unos días antes para tener el tiempo suficiente para corregir errores de cara a organizar el evento online. Apunta estos tips:

• Escoge un espacio adecuado, con buena luz y con un encuadre profesional. Te recomiendo que hagas tu evento online con un fondo con pared blanca o con una librería
• Haz pruebas con tu micro y cámara y comprueba que la imagen que te devuelven sea buena
• Asegura que tu conexión a Internet sea la mejor. Por ello desactiva la conexión de otros dispositivos como móviles o televisiones
• Revisa que la presentación se vea adecuadamente en pantalla. Usa tipografías grandes que se puedan ver perfectamente en todos los dispositivos
• Cuida tu imagen corporativa. Si el webinar es para tu empresa o asociación, pon una imagen de entrada y salida con los datos del evento junto con tu logotipo. Durante toda la retransmisión usa una mosca en el margen superior izquierdo para que tu marca esté bien visible
• Si usas herramientas de streaming como Hangouts o Zoom, deshabilita por defecto el micro y la cámara de tus espectadores para evitar interferencias

Y muy importante, sé puntual. Si tu retransmisión va con un poquitín de retardo, calcula esos minutos. Y tampoco te alargues demasiado. Pídele a tu colaborador que te indique con un mensaje cómo vas de tiempo.

4. Difunde tu webinar en tus redes

Cuando acabes de organizar los puntos anteriores de tu evento online, toca promocionarlo. Hazlo unos días antes para que tu público se pueda organizar:

• Crea una imagen para difundirlo con el título, la hora, el lugar y el nombre del ponente e incluye tu logo, colores y tipografías corporativas
• Muévelo en todas tus redes sociales de forma recurrente y adapta las imágenes promocionales a cada una de ellas
• Usa la nueva funcionalidad de LinkedIn, que te permite crear eventos y darles más visibilidad
• Haz un envío unos días antes por correo a tus clientes e infórmales de tu evento online para que lo puedan seguir
• Usa otras plataformas en las que tienes perfiles como puede ser meetup
• Si quieres hacer un control del número de inscritos echa mano de herramientas como Evenbrite, al mismo tiempo también te ayudarán a que sepan de ti

Cuida la redacción del título y descripción de tu evento. Será tu mejor carta de presentación y gancho para que tu público se una. Un buen uso de las palabras clave mejorará el posicionamiento del propio evento en redes.

5. Disfruta y aprende

Ser ponente u organizador de un evento online es una experiencia genial y muy productiva. Podrás ayudar a que tus clientes o seguidores amplíen sus conocimientos sobre un tema que dominas, estar al lado de tus seguidores en momentos como el actual y sobre todo, crearte una imagen de autoridad en el sector.

Y lo mejor de todo, organizar un evento online te permitirá seguir aprendiendo.