Actualizado el miércoles, 30 octubre, 2024
La digitalización ha transformado muchos aspectos relacionados con la gestión y administración de empresas, y uno de los más importantes es la forma de emitir y recibir facturas. La factura electrónica está ganando cada vez más peso frente a la tradicional factura impresa, pues hace que el proceso sea mucho más sencillo, rápido y seguro.
Pero, ¿sabes qué es una factura electrónica y por qué es recomendable que la implementes en tu negocio? Se trata de un documento digital que tiene la misma validez que una factura en papel, pero con una serie de ventajas: ahorro de tiempo y dinero, mayor control, automatización, acceso rápido y cumplimiento con la normativa vigente.
En este post te contamos todo lo que necesitas saber de la factura electrónica: qué es, para qué sirve, qué ventajas ofrece y cómo generarla. Además, te mencionamos algunas herramientas clave que podrás usar y los requisitos legales que es importante cumplir. ¡Comenzamos!
Índice de contenidos
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es un justificante digital de la prestación de servicios o la entrega de unos bienes concretos. Es decir, un documento legal tan válido como una factura impresa, pero con la diferencia de que se emite y recibe en formato digital.
Una cuestión a tener en cuenta es que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario.
Aunque parece que es un tema novedoso, se utiliza desde hace varios años en muchas empresas y, en algunos casos, son un requisito obligatorio. Por ejemplo, en aquellas compañías que trabajan con administraciones públicas.
Este formato de factura es mucho más seguro, al llevar una firma digital que garantiza su autenticidad y seguridad. No solo supone una ventaja a nivel administrativo, sino también medioambiental y económico, ya que se ahorra mucho papel y eso implica una reducción de gastos.
¿Para qué sirve? Ventajas más destacadas
El principal uso de la factura electrónica es registrar una transacción comercial entre una empresa y un cliente, de la misma forma que una factura tradicional en papel, pero digital. Esto implica:
Ahorro de dinero y tiempo
Al no tener que imprimir facturas, ahorras mucho papel y tinta, lo que supone una reducción de dinero y tiempo. Además, como no es necesario almacenar las facturas físicamente, supone también un ahorro en costes de almacenamiento y logística.
Menor impacto ambiental
Al eliminar el papel, contribuyes a reducir la huella ecológica de tu negocio.
Acceso rápido y fácil
A diferencia de las facturas tradicionales, puedes acceder a las facturas electrónicas en cualquier momento y de forma rápida, ya sea que estén almacenadas en tu ordenador, en un dispositivo móvil o en la nube.
Como es un formato digital, es mucho más sencillo realizar búsquedas de facturas por criterios como fecha, cliente o número de factura.
Mayor seguridad
La firma digital que llevan incluidas las facturas electrónicas garantiza su integridad, autenticidad y seguridad, evitando así muchas estafas.
Automatización de procesos y mejor control financiero
Puedes integrar la factura electrónica en tus sistemas de contabilidad para hacer un seguimiento detallado de las facturas emitidas y recibidas, y automatizar tareas como la creación, envío y recepción de facturas. Además de ahorrar tiempo, reducirás posibles errores humanos y llevarás un control más eficiente.
Cumplimiento con la normativa legal
A pesar de que en España no es obligatorio para todas las empresas emitir facturas electrónicas (salvo que sea para la Administración Publica o porque su facturación supere los 6 millones de euros), si apuestas por implementarlas en tu negocio, es fundamental que cumplan con las exigencias legales. Tenlo en cuenta para que estén alineadas con la ley y no recibir sanciones.
Mejor imagen corporativa
Si usas este formato digital de facturación, proyectarás una imagen más profesional de tu negocio y comprometida con la innovación y la sostenibilidad. Esto genera mayor confianza tanto en clientes como en proveedores.
Proceso para generar una factura electrónica fácilmente
Una vez visto qué es una factura electrónica y cuáles son los beneficios de implementarla en tu negocio, te explicamos cómo generar una de forma sencilla, paso a paso.
Paso 1: Selecciona un programa de facturación electrónica
¿Tienes en el radar algún programa de facturación electrónica? Existen muchas herramientas que te permiten generar facturas electrónicas en pocos pasos como son Sage 50, Billin, Factusol y Quaderno. Hay otros programas también bien valorados con planes gratuitos como Holded, Contasimple, FacturaDirecta y B2brouter.
Lo importante es elegir un programa que cumpla con la normativa legal y te permita añadir tu firma digital.
Paso 2: Introduce los datos de la factura
En toda factura hay unos datos que son imprescindibles, ya sea en formato tradicional, impreso o digital. Te los resumimos para que sepas cuáles son al generar una:
- Datos del emisor: nombre, NIF/CIF, dirección y razón social de tu empresa.
- Datos del receptor: nombre, NIF y dirección de tu cliente.
- Número de factura: cada factura debe tener un número único y correlativo para hacer un seguimiento fácil y no tener problemas después a nivel de contabilidad.
- Fecha de emisión de la factura.
- Fecha de la prestación del servicio (si es distinta a la de expedición).
- Descripción de los productos o servicios que estás facturando.
- Importe y desglose de impuestos (como el IVA o el IRPF).
Paso 3: Añade la firma digital
Como sabes, la firma digital es lo que garantiza la seguridad de la factura electrónica que emitas (o recibas). Se trata de uno de los pasos más importantes y es lo que realmente otorga validez al documento.
Muchos programas incluyen esta opción ya integrada, pero también puedes utilizar servicios como Autofirma o Certificados FNMT.
Paso 4: Envía la factura a tu cliente
Una vez tengas la factura electrónica firmada digitalmente, ya solo tienes que enviarla al destinatario por correo electrónico, a través de un software de facturación que tengas implementado en tu negocio o mediante un enlace seguro.
Guarda una copia en tu sistema o en la nube para tener constancia de la factura generada y hacer cualquier consulta o seguimiento más adelante.
Normativa legal y obligatoriedad de una factura electrónica
Según el país, las leyes aplicables a las facturas electrónicas pueden variar. Como comentábamos, en España aún no es obligatoria para todas las empresas o sectores, pero en algunos casos sí. Aquellas que trabajen con administraciones públicas deben emitir facturas electrónicas a través del sistema FACe, el Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado.
Además, con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece (oficialmente conocida como Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas), la facturación electrónica será de obligado cumplimiento en todas las transacciones comerciales entre empresas y autónomos.
Es una medida para digitalizar las relaciones empresariales, reducir costes de transacción y facilitar la transparencia en el tráfico mercantil.
Plugins de facturación electrónica para WooCommerce
Si tienes una tienda online en WordPress con WooCommerce, la facturación electrónica es algo que puedes implementar fácilmente instalando algún plugin que te permita automatizar la generación y envío de facturas electrónicas. Aquí te compartimos algunos:
- FACTO – Facturación Electrónica: automatiza la emisión de facturas electrónicas cada vez que generas una venta online. Con este plugin pagarás según los documentos emitidos a través de la API. ¡Es el más recomendado!
- Facturación Electrónica Woocommerce: con la integración de este plugin no solo sincronizas tus ventas automáticamente sino que, además, tienes un portal de administrador para hacer todo tipo de trámites y consultas, incluida la generación de facturas electrónicas.
- FacturaONE para WooCommerce: si tienes el ERP FacturaOne, este plugin te permite conectarlo a tu WooCommerce, instalarlo y configurarlo de manera rápida y sencilla, así como gestionar clientes, marcas, productos y facturas electrónicas.
- RVCFDI para Woocommerce: esta herramienta que se integra con RV Factura Electrónica Web, te permite hacer todo el proceso de facturación electrónica de las ventas realizadas en tu tienda WooCommerce. Gestiónalo directamente desde el panel de WordPress.
En definitiva, aunque la facturación electrónica todavía no es obligatoria para todas las empresas, conlleva numerosas ventajas para tu negocio. Si tienes alguna aportación, te leemos en comentarios 🙂
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